Personuppgiftspolicy

Personuppgiftsansvar

Vi på Holmgrens Group AB (Holmgrens Mobility AB 556327-6939, Holmgrens Bil AB 556313-6620, Holmgrens Fritid AB 559256-2507, Holmgrens Hyrbil AB 559204-5560), nedan ”Holmgrens”, ”Vi”, ”Oss” och ”Vår” är gemensamt personuppgiftsansvariga för dina personuppgifter. Vi delar dina personuppgifter inom vår företagsgrupp för att ge dig en högkvalitativ service och som ett sätt att bedriva vår verksamhet på det mest effektiva sättet. Vi begränsar dock all delning av dina personuppgifter till vad som är nödvändigt.

Informationen i denna policy

Vi i Holmgrens Group AB tar integritetsskydd och dataskydd på högsta allvar. All behandling av personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning.

Denna integritetsskyddspolicy syftar till att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. Den riktar sig till dig som besöker och kontaktar oss via vår webbplats eller sociala medier, är nuvarande eller tidigare kund hos oss, får nyhetsbrev/marknadsföringsutskick eller deltar på våra event. Policyn förklarar hur vi samlar in och använder dina personuppgifter och beskriver vilka rättigheter du har avseende dina personuppgifter och hur du kan åberopa dem.

Om du undrar något mer efter att ha läst denna policy är du välkommen att skicka in din fråga till oss.

Vi inser att dataskydd och integritetsfrågor är ett långsiktigt ansvar, varför vi från tid till annan kan komma att uppdatera denna integritetsskyddspolicy när vi utvecklar vår personuppgiftsbehandling eller antar nya policys. Denna personuppgiftspolicy uppdaterades senast 2024-10-21.

Kontakt

För alla frågor som berör personuppgiftshantering ber vi dig att kontakta oss via dataskydd@holmgrensbil.se. Via den adressen når du även vårt externa koncerngemensamma dataskyddsombud från Secify.

Behandling av dina personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som kan identifiera vem du är, antingen direkt eller indirekt genom att kombinera olika uppgifter. Exempel på detta är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, foton och registreringsnummer.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Följande kategorier och typer av uppgifter kan komma att samlas in om dig genom olika tjänster och kontaktvägar som beskrivs i denna policy.

Kategori av personuppgift	Typ av personuppgift
Kontaktuppgifter	Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, titel
Personlig information	Personnummer, körkortsuppgifter, förfrågningar, Chassinummer, Registreringsnummer
Identifieringsdata	Kundnummer, kontraktsnummer
Kundhistorik	Kundnöjdhet, offerter, offertförfrågningar, garantiinformation, betalningsuppgifter, avbetalning, avtalslängd, försäkringsinformation, köp, servicehistorik, konsultation, kampanjhistorik, kundtjänsthistorik, fordonsdata så som: modell, konfiguration, inköpsdatum, registreringsdatum, registreringsnummer, orderdatum, leveransdatum
Hemside- och social media-data	Cookies, användare av social media, kontaktuppgifter vid kontakt via socialmedia
Information om fordonskonfigurering	Funktioner, inställningar
Teknisk fordonsinformation	Uppgifter om motor och system
Kreditinformation och information för att förhindra bedrägerier	Körkort, fakturainformation, transaktionsinformation, utebliven betalning till oss, kreditscoring
Försäljnings- och serviceinformation	Information kopplad till inköp, support och service, inklusive klagomål och krav

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

För att vi ska kunna utföra våra tjänster måste du som kund lämna vissa typer av uppgifter till oss. Förutom de uppgifter du själv har lämnat till oss kan vi behöva samla in andra eller kompletterande uppgifter om dig eller ditt fordon. Det kan exempelvis handla om uppgifter från bilens dator, kompletterande fordons/ägaruppgifter från Transportstyrelsen, Vägtrafikregister eller uppgifter från distributör/importör och tillverkare.

Varför behandlar vi dina uppgifter?

Dina uppgifter finns sparade hos oss eftersom du ingått avtal, planerar att ingå avtal med oss, varit i kontakt med oss, vi har förmedlat ditt bilköp, du har lämnat dina personuppgifter på vår webbplats och i vissa fall för att vi erhållit uppgifterna från en tredje part. Den rättsliga grunden för behandling är fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse, intresseavvägning och i vissa fall samtycke. Vi behandlar dina personuppgifter i avtalssyfte, administrering av dina köp och/eller för att informera dig om erbjudanden och kampanjer eller annan information som kan vara av intresse för dig. För det fall att du givit ett samtycke till personuppgiftsbehandling har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Behandling som utförs med fullgörande av avtal som rättslig grund

När du som kund till oss gör ett köp av en vara eller tjänst och därmed ingår ett avtal med oss behandlar vi dina personuppgifter i syfte att administrera vårt kundförhållande (avtalsförhållande). Det kan gälla t.ex. köp av bil eller reservdelar eller beställning av service- eller verkstadstjänster. Vår behandling av personuppgifter för dessa ändamål omfattar vanligen såväl dina namn- och kontaktuppgifter som uppgifter om ditt fordon och dina kort- och betalningsuppgifter m.m.
Ofta behöver vi redan innan ett avtal ingås behandla dina personuppgifter. Det gäller t.ex. när vi ger offert på̊ ett arbete eller när vi i förekommande fall gör en kreditprövning.
Vi kan tillsammans med distributör/Importör och tillverkare behöva hantera åtaganden kopplade till garantier eller reklamationer. I sådana ärenden behandlar vi vanligen dina namn-kontakt- samt fordonsuppgifter.
I syfte att kunna kommunicera olika ärenden direkt kopplade till ditt bilägande behöver vi och distributör/importör behandla dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla kommunikation av återkallelser, garantier, servicerelaterade ärenden samt besiktnings- och försäkringsrelaterade ärenden.

Behandlingar som genomförs för uppfyllande av rättslig förpliktelse

Vissa personuppgifter är vi, distributör/importör och tillverkare förpliktade att behandla enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut. Det handlar t.ex. om fakturor, avtal och köphistorik som vi sparar i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag och skattelagstiftning.
Vi kommer att behandla och föra vidare vissa uppgifter som du gett oss för att vi ska kunna leva upp till Lagen (2001:558) om vägtrafikregister.
Dina person- och fordonsuppgifter behandlas även för att distributör/importör och tillverkaren ska kunna leva upp till sitt producent- och produktsäkerhetsansvar.

Behandlingar som genomfors efter en intresseavvägning

Vi och distributören/importören har ett berättigat intresse av att kunna kommunicera med dig i olika ärenden som rör ditt bilägande. För denna typ av kommunikation behandlar vi normalt dina person- och fordonsuppgifter men i förekommande fall även köphistorik.
Om du köpt en bil, hyrt en bil, genomfört service eller på annat sätt varit i kontakt med oss kan vi komma att kontakta dig med marknadsföring avseende likartade produkter och tjänster.
För att kunna möjliggöra för framtida ägare av ett fordon samt tillverkaren och distributör/importör att se och följa bilens service- och reparationshistorik m.m. behandlar vi uppgifter från ditt fordon som t.ex. utförd service, utförda reparationer, körsträcka, diagnosuppgifter etc.
För de fall du som ägare ingår avtal om bilfinansiering och/eller olika försäkringstjänster direkt med aktuella banker/försäkringsbolag är det vårt berättigade intresse att tillsammans med distributör/importör behandla dina personuppgifter i syfte att kunna följa upp och administrera dessa tjänster.
Vi kan komma att fotografera och filma event då vi har ett berättigat intresse att dokumentera vår verksamhet i informations- och marknadsföringssyfte. Mer information om det finns längre ned i denna policy.

Behandlingar som genomförs efter samtycke

Vissa behandlingar av dina personuppgifter sker enbart efter att du gett ditt uttryckliga samtycke till behandlingen. Om du har lämnat ett samtycke har du när som helst möjlighet att dra tillbaka samtycket och vi kommer då att upphöra med den aktuella personuppgiftsbehandlingen.
Exempel på behandlingar som grundas på samtycke är då du gör olika förfrågningar eller begäranden via våra hemsidor eller då du samtycker till vårt nyhetsbrev.

Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter lagras inte längre än nödvändigt och följer tydliga gallringsrutiner. Vi behandlar dina personuppgifter enbart så länge det är tillåtet enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, praxis eller myndighetsbeslut och strävar alltid efter att minimera lagringstiden samt att behandla uppgifterna på̊ ett säkert sätt.

Personuppgifter som vi behöver behandla för att fullgöra avtalsförhållandet med dig behandlas som utgångspunkt under hela avtalsförhållandet och så länge det krävs för att fullgöra våra åtaganden mot dig.

Enligt Bokföringslagen och tillämplig skattelagstiftning sparar vi bokföringshandlingar m.m. i minst sju år.

För att kunna hantera dina lagstadgade rättigheter såsom reklamationer, garantiärenden, etc. sparar vi dina person- och fordonsuppgifter under hela garantitiden eller så länge det är nödvändigt för att fullgöra våra förpliktelser enligt lag, myndighetsbeslut eller instruktioner från tillverkaren.

Fordonsuppgifter inklusive information om genomförd service och reparationsärenden kan komma att sparas under hela bilens livslängd i syfte att ge framtida ägare historik om bilen.

Uppgifter som behandlas i marknadsföringssyfte upphör att behandlas i samband med att du använder opt out-funktionen i marknadsföringsmailet. Du har rätt att när som helst frånsäga dig marknadsföringsutskick.

Om du inte frånsäger dig marknadsföringsutskick kommer vi att behandla dina personuppgifter för marknadsföringsändamål under maximalt så lång tid:

Vid köp av ny bil	5 år efter köp
Vid köp av begagnad bil	3 år efter köp
Vid köp av service och reparation	2 år efter köp
Vid kontakt (t.ex. offertförfrågan, besök på anläggning m.m.)	1 år efter kontakt

Dina personuppgifter som sparas på grundval av avtalsförhållandet med dig kan användas för att kommunicera med dig i nödvändiga ärenden (ej reklam) under hela avtalsförhållandet.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Distributör/importör/tillverkare

Information om ditt fordon och viss information om ägare/brukare delas med distributör/importör samt tillverkaren i syfte att administrera tjänster kopplade till fordonet och bilägandet samt att i förekommande fall fullgöra rättsliga förpliktelser kopplade till t.ex. produktsäkerhet. Exempel på sådana behandlingar är t.ex. administration av återkallelser, garantiärenden samt rapportering av statistik etc. Uppgifter delas med distributör/importör som kan komma att kommunicera med dig som kund i olika ärenden kopplade till ditt bilägande. Du har som kund alltid möjlighet att tacka nej/dra tillbaka ditt samtycke till direktmarknadsföring från distributören/importören. I vissa fall kan distributören/importören behöva kommunicera med dig i övriga ärenden på grundval av berättigat intresse.

Banker/Försäkringsbolag

För att genomföra avbetalningsköp, kreditupplysningar eller betalningar delar vi dina personuppgifter med banker och kreditupplysningsföretag. Motsvarande gäller vid köp av försäkringstjänster av försäkringsbolag.

Transportstyrelsen

Köp av fordon ska enligt lag registreras i Transportstyrelsens vägtrafikregister.

Personuppgiftsbiträden

Dina uppgifter delas i förekommande fall med våra, såväl som distributören/importörens personuppgiftsbiträden, t.ex. externa tjänste- och systemleverantörer. Samtliga dessa förhållanden är reglerade genom personuppgiftsbiträdesavtal som säkerställer att behandlingen sker enbart enligt instruktion och för angivna syften och ändamål.

Dina uppgifter lagras som regel vid en eller flera databaser som hostas av tredje parter lokaliserat i EU. De uppgifter vi samlar in från dig kan komma att överföras till och lagras på en plats utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Ett exempel på sådan överföring och lagring är vår användning av tjänsten Zapier som förmedlar kundkontakt från Facebook till vårt affärssystem. Zapier lagrar dina personuppgifter på servrar i USA som ägs och underhålls av Zapier.

Dessa tredje parter använder inte och har inte access till dina personuppgifter för annat ändamål än tillhandahållande av molntjänster och lagringstjänster. Vi säljer inte personuppgifter till någon och delar endast personuppgifter med tredje parter som underlättar tillhandahållandet av våra tjänster, såsom underleverantörer, för vilka vi är ansvariga för.

Vi delar inte på annat sätt dina personuppgifter till tredje parter om inte; (i) du begär det eller godkänner det; (ii) information lämnas ut för att följa lagen, fullfölja ett avtal vi har med dig, eller skydda våra rättigheter, egendom eller säkerhet för tjänsten, eller andra användare eller våra anställda; (iii) för att hantera nöd eller force majeurehändelser; eller (iv) att hantera tvister, krav eller bemöta personer som agerar på ditt uppdrag.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

För att skydda integriteten för dina personuppgifter vidtar vi lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Vi uppdaterar och testar kontinuerligt vår säkerhetsteknik. Vi begränsar tillgången till dina personuppgifter till de anställda som behöver veta den för att utföra sitt arbete. Dessutom utbildar vi våra anställda om vikten av sekretess och upprätthåller integriteten och säkerheten för din information. Vi förbinder oss att vidta lämpliga disciplinära åtgärder för att upprätthålla våra anställdas integritetsansvar.

Vilka rättigheter har du?

Du kan närsomhelst återta ditt samtycke om du givit oss ditt samtycke för en personuppgiftsbehandling
Du har rätt att radera dina personuppgifter (med förbehåll för vissa undantag).
Du har rätt att göra invändningar mot en personuppgiftsbehandling om du anser att vi behandlat dina personuppgifter fel.
Du har rätt att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga.
Du har rätt att begära utdrag över de personuppgifter vi behandlar om dig kostnadsfritt 1 ggr/år.
Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter.
Du har rätt att under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

GDPR ger dig som individ särskilda rättigheter. Bra förklaringar av dessa (på svenska) återfinns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/de-registrerades-rattigheter.

Hur du begär att få utöva en rättighet

För att nyttja någon av dina rättigheter som är listade ovan är du välkommen att kontakta dataskydd@holmgrensbil.se. Vi kommer eventuellt behöva kontakta dig för att bekräfta din identitet på lämpligt sätt. Därefter kommer Holmgrens Group AB att besvara din förfrågan inom 30 dagar.

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt har du rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. Det gör du via IMY:s e-tjänster https://www.imy.se/privatperson/utfora-arenden/lamna-ett-klagomal/.

Marknadsföring

Om du samtyckt till direktmarknadsföring har du givit ditt medgivande att du vill ha information om produkter, tjänster, kampanjer och/eller nyhetsbrev via e-post, SMS eller telefonsamtal från någon av bolagen inom Holmgrens Group AB. Ditt samtycke är giltigt under så lång tid som anges i tabellen under rubriken ”Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?” ovan, alternativt fram till dess att du frånsäger dig utskicken. När ett samtycke löpt ut kan vi komma att skicka en ny samtyckesförfrågan till dig. Du har när som helst i tiden rätt att återta ditt samtycke, vilket då respekteras omgående.

Event

Vid sammankomster såsom företagsträffar, golfevent, företagsbesök, VIP-kvällar och premiärvisningar kan vi komma att fotografera och filma i syfte att dokumentera och marknadsföra vår verksamhet. Du har alltid rätt att vid varje enskilt event säga till att du inte vill synas på foto eller film. Vid varje sammankomst kommer vi att informera om vem som är ansvarig för foto/film så att du kan tala om att du inte vill synas.

Automatiserat beslutsfattande

Inga beslut som kan ha rättsliga eller betydande följder för individer fattas på grundval av automatiserad behandling, inbegripet profilering.

Bildrättigheter och copyright

Bilder och texter du hittar i våra olika kanaler är upphovsrättsligt skyddade och omfattas av svensk och internationell lagstiftning om upphovsrätt. Holmgrens Bil AB äger, alternativt har nyttjanderätt till dessa rättigheter. Det är därmed förbjudet att utan tillstånd kopiera, helt eller i delar, text och bilder på hemsidan eller i våra sociala media-kanaler. Har du frågor kring användning av vårt material är du välkommen att kontakta oss via marknad@holmgrensbil.se.